Seguramente todos hemos sufrido en algún momento de nuestra vida laboral reuniones de trabajo que se hacen eternas y de las cuales salimos con la sensación de haber perdido el tiempo. Se habla sin orden, no se sabe qué se ha acordado exactamente, quién lo hace ni cuándo y se aprovecha para comentar temas extra-profesionales como el tiempo que hace, cómo ha ido la liga el fin de semana, la última travesura de los peques, etc, etc.
El tiempo es un bien demasiado valioso como para despilfarrarlo sin control ni orden.
Hacer reuniones de trabajo es imprescindible para fortalecer la cohesión, la eficiencia y la coordinación entre las personas que la integran. Pero si los participantes no tienen bien afinado el sentido de la productividad y la eficacia es necesario poner orden, instaurar un método…
¿Un método para hacer reuniones? Pues sí, también para las reuniones de trabajo hace falta, sobretodo si tenemos perfiles del estilo (con que haya uno basta): charlatán o “fidelcastrista”, divagante, protagonista, tendencioso/manipulador, pesimista… Si identificas en alguna dosis cualquiera de estos tipos de participante nocivo debes implementar ipso-facto el método que te muestro a continuación en 4 pasos. Es muy sencillo y efectivo. Por eso me sorprende que todavía haya tantas empresas y equipos que no lo utilizan. ¿Quizás por pereza? Ojo! Que a la pereza le sigue la pobreza!
Paso 1 – Convocatoria
- Informa previamente del día, hora de inicio y finalización. Acotar el tiempo es importante para coordinar agendas y que todos contribuyan a respetarlo. Deja claro el objetivo: tomar una decisión sobre un tema concreto, gestionar la carga de trabajo y tareas previstas del equipo, abordar un nuevo proyecto, etc.
- Pregunta a los asistentes si tienen temas concretos a tratar. Que te informen, mejor en privado para evitar el inicio de una conversación múltiple seguramente innecesaria. Este punto lo puedes evitar cuando se trata de reuniones para planificar el trabajo del grupo en las que cada uno ya dispone de un tiempo pre-asignado para comentar sus tareas a realizar.
- Con la información disponible, diseña la agenda de la reunión con el tiempo asignado a cada uno de los temas. Conviene dejar un espacio breve para debatir cada punto.
- Envía a todos los asistentes la convocatoria definitiva con el orden del día en cuanto a temas, personas a exponer y tiempos asignados (te muestro un ejemplo al final).
Paso 2 – Definición de roles
Este es un aspecto básico para el éxito de la reunión y el máximo aprovechamiento del tiempo. Se trata de asignar los siguientes roles ya sea de forma rotatoria o bien los puede asumir siempre la misma persona, que podría ser quien convoca la reunión o el responsable del equipo. En cualquier caso, el repartirlos entre los asistentes genera mayor dinamismo e implicación de todos.
- Moderador: se encarga de presentar la reunión y atemperar el trascurso de la misma interviniendo lo menos posible y siempre que favorezca al logro de los objetivos. O sea, como el mejor árbitro de un partido de fútbol donde el éxito de su trabajo radica en el hecho de pasar desapercibido sin que haya perdido el control.
- Controlador de tiempos: hace seguimiento del tiempo de cada asistente en base a la agenda, dando aviso cuando alguien excede del suyo y cuando se está sobrepasando el tiempo preestablecido. Informa en voz alta pero es el moderador quien da y retira los turnos.
- Dinamizador: se encarga de animar a la participación y a que no se encallen los asuntos. Favorece la consecución de acuerdos y la comunicación fluida. Es un rol que puede asumir también el moderador.
- Secretario: toma nota de los aspectos más importantes que se han tratado y sobretodo de los acuerdos, dejando claro quién, qué y en qué plazo se llevarán a cabo. Paso 3 – Desarrollo de la reunión
Paso 3 – Desarrollo de la reunión
Si has seguido los pasos anteriores, las probabilidades de éxito en cuanto a productividad y resultados son muy altas. Solo cabe que cada uno de los responsables de cada rol lo ejerza de forma efectiva y lo demás viene solo. En el caso que se surjan nuevos temas que no toca abordar, el secretario toma nota para futuras sesiones. Éste también debe disponer al final de la reunión de un espacio para compartir las conclusiones y acuerdos tomados y validar así también que todo el mundo lo ha entendido.
[bctt tweet=”Las mejores reuniones son las que duran poco. #productividad” username=”DavidQuesadaR”]
Paso 4 – Resumen de la reunión
El secretario redacta y envía a todos los asistentes un resumen con los puntos tratados y los acuerdos adoptados. Resulta práctico llevar un histórico de las reuniones y acuerdos para su consulta en cualquier momento, al estilo de una comunidad de propietarios. De hecho, un equipo actúa también como una comunidad en la que cada miembro es garante y responsable de sus funciones y compromisos.
Un ejemplo para una reunión de 5 personas de 90 minutos en la que todos tienen temas a tratar sería:
- 5 minutos cada uno para exponer sus temas (sin derecho a réplica). Pueden usar su tiempo para comentar alguno de los temas expuestos por el resto si lo consideran más importante o prioritario. Total: 25 min.
- Espacio de debate y acuerdos en el que el moderador va asignando un total de 9 turnos de 5 minutos como máximo según petición. Los participantes no interrumpen, sino que piden la palabra al moderador. Total: 45 min.
- 5 minutos para que el secretario comparta el resumen de temas tratados y acuerdos.
- 5 minutos para que el secretario comente los nuevos temas surgidos que se podrán abordar en reuniones futuras.
- 5 minutos para plantear y resolver dudas o aclaraciones sobre los acuerdos y nuevos temas surgidos a abordar.
- 5 minutos para que el secretario comente cualquier modificación en los acuerdos que haya podido surgir y para que el moderador cierre la reunión, emplazando a los participantes a una próxima si ya se pudiera fijar fecha y hora.
¿Te ha parecido útil este formato? ¿Lo has utilizado alguna vez? Si no lo has hecho, espero que lo puedas aplicar desde ahora. Comprobarás su efectividad y los demás te lo agradecerán al estar cuidando también de su valioso tiempo.
