Seguramente todos hemos sufrido en algún momento de nuestra vida laboral reuniones de trabajo que se hacen eternas y de las cuales salimos con la sensación de haber perdido el tiempo. Se habla sin orden, no se sabe qué se ha acordado exactamente, quién lo hace ni cuándo y se aprovecha para comentar temas extra-profesionales como el tiempo que hace, cómo ha ido la liga el fin de semana, la última travesura de los peques, etc, etc.

El tiempo es un bien demasiado valioso como para despilfarrarlo sin control ni orden.

Hacer reuniones de trabajo es imprescindible para fortalecer la cohesión, la eficiencia y la coordinación entre las personas que la integran. Pero si los participantes no tienen bien afinado el sentido de la productividad y la eficacia es necesario poner orden, instaurar un método…

Frase conciencia 10 by David Quesada

¿Un método para hacer reuniones? Pues sí, también para las reuniones de trabajo hace falta, sobretodo si tenemos perfiles del estilo (con que haya uno basta): charlatán o “fidelcastrista”, divagante, protagonista, tendencioso/manipulador, pesimista… Si identificas en alguna dosis cualquiera de estos tipos de participante nocivo debes implementar ipso-facto el método que te muestro a continuación en 4 pasos. Es muy sencillo y efectivo. Por eso me sorprende que todavía haya tantas empresas y equipos que no lo utilizan. ¿Quizás por pereza? Ojo! Que a la pereza le sigue la pobreza!

Paso 1 – Convocatoria

 

Paso 2 – Definición de roles

Este es un aspecto básico para el éxito de la reunión y el máximo aprovechamiento del tiempo. Se trata de asignar los siguientes roles ya sea de forma rotatoria o bien los puede asumir siempre la misma persona, que podría ser quien convoca la reunión o el responsable del equipo. En cualquier caso, el repartirlos entre los asistentes genera mayor dinamismo e implicación de todos.

 

Paso 3 – Desarrollo de la reunión

Si has seguido los pasos anteriores, las probabilidades de éxito en cuanto a productividad y resultados son muy altas. Solo cabe que cada uno de los responsables de cada rol lo ejerza de forma efectiva y lo demás viene solo. En el caso que se surjan nuevos temas que no toca abordar, el secretario toma nota para futuras sesiones. Éste también debe disponer al final de la reunión de un espacio para compartir las conclusiones y acuerdos tomados y validar así también que todo el mundo lo ha entendido.

[bctt tweet=»Las mejores reuniones son las que duran poco. #productividad» username=»DavidQuesadaR»]

Paso 4 – Resumen de la reunión

El secretario redacta y envía a todos los asistentes un resumen con los puntos tratados y los acuerdos adoptados. Resulta práctico llevar un histórico de las reuniones y acuerdos para su consulta en cualquier momento, al estilo de una comunidad de propietarios. De hecho, un equipo actúa también como una comunidad en la que cada miembro es garante y responsable de sus funciones y compromisos.

Un ejemplo para una reunión de 5 personas de 90 minutos en la que todos tienen temas a tratar sería:

¿Te ha parecido útil este formato? ¿Lo has utilizado alguna vez? Si no lo has hecho, espero que lo puedas aplicar desde ahora. Comprobarás su efectividad y los demás te lo agradecerán al estar cuidando también de su valioso tiempo.

 

 

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